Die Herzberger Stadtverordneten haben das Papier zumindest für die Ratsarbeit (fast) abgeschafft. Was im Kreistag schon längst gang und gäbe ist, haben sich die Abgeordneten der Kreisstadt ebenfalls auferlegt. Sie erhalten Einladungen, Tagesordnungen, Beschlussvorlagen und dafür nötige Unterlagen nicht mehr im großen Umschlag in den häuslichen Briefkasten sondern nur noch digital.
„Ich verschicke jetzt lediglich E-Mails, wenn die Unterlagen für Ausschusssitzungen oder die Stadtverordnetenversammlung digital zur Verfügung stehen. Das Kopieren der Vorlagen und das Ausfahren der großen Briefe mit viel Papier entfällt“, sagt Manuela Raddatz vom Sitzungsdienst der Stadt.
Seit 2015 nutzt Herzberg (wie viele andere Kommunen auch)  das Ratsinformationssystem Allris. Es ist auf den Internetseiten  der Kommunen zu finden. Hier sind Termine, Einladungen, Tagesordnungen, Beschlussvorlagen und Niederschriften digital zusammengefasst und zugänglich. Auch für Bürgerinnen und Bürger, die sich dafür interessieren, zumindest was den öffentlichen Teil von Sitzungen betrifft.
Bisher ist Herzberg (wie auch Falkenberg und Uebigau) zweigleisig gefahren. Alles das, was digital vorlag, wurde gleichzeitig in Papierform zur Verfügung gestellt. Damit ist jetzt Schluss. Die Abgeordneten müssen sich mit der Technik vertraut machen und sie auch nutzen, so haben sie es selbst festgelegt.

Aufwandsentschädigung für Abgeordnete wird erhöht

Damit sich jeder die notwendigen technischen Voraussetzungen wie einen Laptop anschaffen kann, wurde die monatliche Aufwandsentschädigung für die Abgeordneten um 30 Euro angehoben. Damit entstehen zwar zusätzliche Kosten für die Stadt, aber die Einsparungen vom Papier über das Ausfahren der Unterlagen bis hin zum personellen Aufwand in der Verwaltung überwiegen das, heißt es aus dem Rathaus.
Die Stadt hat den Abgeordneten eine Schulung für den Umgang mit dem Ratsinformationssysten und dem Laptop angeboten. Sie wurde rege genutzt, bestätigt Philipp Kapusta vom IT-Bereich. „Das ist ja auch nicht kompliziert. Wir haben versucht, alles so einfach wie möglich zu gestalten“, sagt er.

Stadtverordnete wollen modernes Gremium sein

Manchem Stadtverordneten fällt es dennoch nicht leicht, sich an das „digitale Zeitalter“ in der Ratsarbeit zu gewöhnen. Cordula Grundmann von der Ländlichen Wählergemeinschaft gibt zu, eher der „Papiermensch“ zu sein. „Aber auch ich habe für die digitale Arbeit gestimmt und werde mich reinfuchsen. Wir wollen als Stadtverordnete ein modernes Gremium sein. Ich bin optimistisch. Zur Not kann man ja auch selbst was ausdrucken. Ins Ratsinformationssystem habe ich früher kaum reingesehen. Das muss ich jetzt wohl machen. Ich habe nur Angst, dass ich mal eine Mail übersehe und einen Termin verpasse“, sagt sie.

Mehr Transparenz auch für künftige Abgeordnete

Für den stellvertretenden Vorsitzenden des Herzberger Stadtparlaments Frank Lehmann war dieser Schritt längst überfällig. „Wir haben das Ratssystem 2015 eingeführt, aber leider nicht verpflichtend. So musste der Sitzungsdienst jedes mal zwei Tage am Kopierer stehen und die Unterlagen ausfahren. Mit Kosteneinsparung, für die wir das System damals angeschafft haben, hatte das nichts zu tun“, sagt er. Außerdem verweist Frank Lehmann auf die Transparenz der Ratsarbeit nicht nur für die Bürgerinnen und Bürger, sondern auch für kommende Generationen von Abgeordneten. „Wir können seit 2015 alle Ausschusssitzungen und Stadtverordnetenversammlungen nachvollziehen und aufrufen. Daran können sich auch neue Volksvertreter in späteren Wahlperioden orientieren und die Unterlagen schnell einsehen. Nur mit Papier wäre das nicht möglich“, sagt er.

Livestream wird beibehalten

Die Stadt Herzberg ist aber bei der Digitalisierung der Ratsarbeit noch weiter gegangen. Corona bedingt wurde eine Übertragung von Ausschüssen und Stadtverordnetenversammlungen per Livestream im Internet eingeführt. Daran soll festgehalten werden, weil die Übertragungen von vielen Bürgern genutzt werden und sie die Transparenz der Ratsarbeit insgesamt weiter erhöhen. Zum anderen können in begründeten Fällen Hybridsitzungen durchgeführt werden. Dafür wurde im Februar die Geschäftsordnung der Stadtverordnetenversammlung geändert. Abgeordnete, die nicht vor Ort sein können, schalten sich per Video zu. Dieses Angebot ist gesetzlich sogar vorgeschrieben.

Abgeordnete stimmen jetzt per Klick ab

Auch abgestimmt wird in der Herzberger SVV jetzt per Klick. „Dafür nutzen wir ein Abstimmungstool über das Internet“, erklärt Phillipp Kapusta. In der Sitzungsrunde im März und April wurden diese Neuerungen getestet. Nicht alles verlief schon reibungslos, aber je besser sich Abgeordnete und Techniker damit vertraut machen, um so einfacher wird es, sagt er.
Frank Lehmann sieht die Stadt Herzberg beim Digitalisierungsstand der Ratsarbeit im Landkreis im Mittelfeld. „Doch wir holen auf“, sagt er. Natürlich koste das auch Geld, so Lehmann. Aber je größer die Kommune, desto größer seien auch die Einsparungen. Denn die Arbeit sei die gleiche, egal, ob für fünf der 50 Abgeordnete, sagt er und bricht damit indirekt eine Lanze zum Beispiel für Schlieben oder Schönewalde, die bei der Ratsarbeit bisher noch nicht mit digitalen Systemen arbeiten.

In Schönewalde geht es langsam vorwärts

Schönewalde veröffentlicht in Schaukästen und auf der Internetseite der Stadt lediglich die Termine und Tagesordnungen für Ausschusssitzungen und Stadtverordnetenversammlungen. Zu öffentlichen Beschlussvorlagen haben die Bürger keinen Zugang. Auch die Abgeordneten erhalten Unterlagen bisher nur in Papierform. Das sei von den meisten auch so gewollt, sagt Bürgermeister Michael Stawski.
Aktuell erprobt die Verwaltung aber eine Cloud, aus der sich die Stadtverordneten Unterlagen herunterladen können. Der für IT zuständige Mitarbeiter im Rathaus Uwe Schöne sieht darin einen ersten Schritt in Richtung Digitalisierung der Ratsarbeit. Er würde gern viele Abgeordnete vom digitalen Arbeiten überzeugen und noch weitere Möglichkeiten ausschöpfen, sagt er.
Uwe Schöne verweist aber auch auf die schlechten technischen Voraussetzungen im Schönewalder Stadtgebiet, die dieses Vorhaben erschweren. Das Rathaus verfüge erst seit Januar dieses Jahres über einen 100er DSL-Anschluss, sagt er. Die Grundschule soll im September an das Glasfasernetz angebunden sein und auch in den Dörfern müsse sich noch etwas bewegen. Ohne gute Verbindungen sei schnelles digitales Arbeiten nun mal nicht möglich  „Aber es geht auch bei uns langsam vorwärts“, sagt er.