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Digitale Lösungen
Prozessoptimierung: Effizient in die Zukunft

Vom Belegen einer Pizza über die Montage eines Autos bis zur die Paketauslieferung: Effizient sind solche Abläufe nur, wenn man sie sinnvoll strukturiert. Im digitalen Zeitalter soll ausgeklügelte Software die Prozessoptimierung auch für komplexe Vorgänge noch einfacher gestalten.

Prozessoptimierung von der Pizza bis zur Zeitung

Egal, ob in Küche, Werkstatt oder Fabrik: Wenn eine wiederkehrende Abfolge von Handlungen verrichtet werden muss, suchen wir dafür eine möglichst sinnvolle Reihenfolge. Außerdem organisieren wir das Umfeld so, dass alle benötigten Dinge griffbereit sind und keine zu langen Wege zurückgelegt werden müssen. Tausende Pizzen hintereinander zu belegen, stellt viel größere Anforderungen als das Einzelstück in der heimischen Küche.

Eine Prozessoptimierung ist unverzichtbar, wenn Abläufe verlässlich funktionieren und zugleich wirtschaftlich sein sollen. Wir profitieren davon im Alltag oft, auch wenn uns diese Mechaniken nur sehr selten bewusst sind. Das gilt für die Milch auf dem Weg von der Kuh über die Melkmaschine und durch die Molkerei in die Läden und auf den Frühstückstisch. Ähnlich auch die Nachricht, die vom recherchierenden Journalisten durch die Redaktion als Text in die Druckerei und als Zeitung in den Kiosk und in die Tasche des Zustellers kommt: Stets sind das eine logistische Meisterleistung und ein Ergebnis der Prozessoptimierung. Alle Beteiligten wissen genau, wann sie was zu tun haben, damit die Produktions- und Distributionskette funktioniert.

Standardisierung von Abläufen und Produkten

Fast überall gibt es wiederkehrende oder einander sehr stark ähnelnde Tätigkeiten. Ein Mercedes wird in vielerlei Hinsicht genauso hergestellt wie ein Ford oder BMW. Die Aufgabe der Prozessoptimierer: Sie müssen das Wesentliche erkennen, vorhandene Strukturen und Grundprinzipen verstehen – und dann alles ins optimale Verhältnis zueinander setzen. Nur so ist gewährleistet, dass in der Großbäckerei die Sahne auf dem Tortenboden landet und nicht umgekehrt, dass die Inneneinrichtung des Autos erst nach der Lackierung montiert wird und nicht vorher – und dass der Pizzateig erst geknetet und ausgerollt wird, eher der Belag darauf kommt.

Eine Prozessoptimierung ist spätestens dann unverzichtbar, wenn mehrere Wettbewerber mit ähnlichen Produkten oder Dienstleitungen im Markt aktiv sind. Es gibt in der globalisierten Wirtschaft mit teils weltumspannenden Wertschöpfungsketten kaum noch einen Bereich, der nicht auf Effizienz getrimmt ist. Eine effizient produzierende Fabrik kann die Herstellungszeiten für ihre Erzeugnisse verkürzen, ihren Output erhöhen und gegenüber dem Wettbewerber Kosten- oder anderweitige Vorteile erringen.

Unsichtbarer Helfer bei der Prozessoptimierung: Die Digitalisierung

Durch die Digitalisierung in den Büros und Fabriken und vielfach auch zuhause findet ein wichtiger Bereich der Prozessoptimierung weitgehend im Verborgenen statt. Wenn wir immer wieder mit neuen Software-Versionen konfrontiert sind, ist das auch ein Resultat der Prozessoptimierung – Textverarbeitung oder Kalkulationen funktionieren oft noch praktischer.

Längst sind längst Programmierer und IT-Experten wichtige Prozessoptimierer: Computerprogramme sollen schnell und benutzerfreundlich funktionieren. Behörden wollen ihre Verwaltungsaufgaben und den nötigen Papierkram möglichst reibungslos erledigen. Produktionsabläufe sollen schnell und kosteneffizient sein. Mehr und mehr unterstützen inzwischen smarte Maschinen die Programmierer: Standen in den Sechzigern noch Zeiterfasser in grauen Kitteln mit Notizblocks und Stoppuhren in den Fabriken, um die benötigte Arbeitszeit zu messen, liefern heute die Maschinen selbst alle wichtigen Daten. Großversender wissen genau, wie lange das Packen jeder einzelnen Lieferung dauert. Auch die Zustellfahrer scannen alle Arbeitsschritte – und liefern so die Datengrundlage für die weitere Prozessoptimierung in der Paketlogistik.

Globale und lokale Herausforderungen – digitale Lösungen

Je komplexer Zusammenhänge und je vielgliedriger die Abläufe, desto größer ist der Bedarf für eine Prozessoptimierung. Kauften wir früher ein Produkt und verwendeten es bis ans Ende seiner Nutzungsdauer, sind heute Informationen über Wertschöpfungskette, Herstellung, mögliche Begleiterscheinungen während der Nutzung und Recyclingpotenziale gefordert. Um die nötigen Auflagen zu erfüllen und Zertifikate zu bekommen, muss eine umfangreiche Dokumentation erfolgen – alles komplexe Prozesse, die sich nur in ständiger Optimierung bewältigen lassen.

Aktuell lässt sich so ein grundlegender Wandel an der Bankenwelt ablesen: Nach Finanzkrisen, Bankenpleiten, Vertrauensverlust und staatlichen Rettungsmaßnahmen sind die Auflagen der Regulierungsbehörden massiv gestiegen. Vor allem kleinere Institute können diese Vorgaben der europäischen Bankenaufsicht nur noch digital erfüllen –umso größer ist der Bedarf an entsprechender Beratung und passender Software. Für spezialisierte Unternehmen wie Lucht Probst Associates GmbH tut sich hier ein spannender Markt für professionelle Dienstleistungen auf. Prozessoptimierung stand zuerst für große, international aktive Unternehmen aus Wettbewerbsgründen auf der Tagesordnung. Auf immer stärker reglementierten Märkten wird sie auch für kleine, individuelle Unternehmen überlebenswichtig.

Prozessoptimierung heißt nicht nur mehr Druck, mehr Tempo, mehr Profit – sie kann genauso gut auch zu geringerem Ressourcen- und Energieverbrauch, langlebigeren Produkten und zur Existenzsicherung kleinerer Unternehmen führen. Wie und zu welchem Zweck man Prozessoptimierung anwendet, ist noch immer individuell.