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| 15:29 Uhr

Ressourcenplanung
ERP-Systeme: Hilfreiche Tools für Gründer

Kunden akquirieren, Finanzen verwalten, feste Arbeitsabläufe etablieren und das alles am besten kostengünstig und schnell – Gründer wollen in der Startphase ihres Unternehmens häufig zu viel auf einmal.

Doch aufgrund fehlender Erfahrung oder mangels eingespielter Routinen, muten sie sich oft zu viel zu und verzetteln sich im anfänglichen Aufgabendschungel schnell. Abhilfe kann hier ein ERP-System schaffen. Viele Startups sehen für die Einführung eines solchen Tools aber oft keine Notwendigkeit. Schließlich zeichnet der Wunsch, möglichst alle Geschäftsprozesse selbst zu steuern, den Gründergeist vieler Neufirmen aus. Die Einführung extern konzipierter Systeme fühlt sich da schnell wie ein „Fremdeingriff“ an. Dabei können gerade Gründer davon profitieren. Doch was verbirgt sich überhaupt hinter diesen drei ominösen Buchstaben und inwiefern profitieren Jungunternehmer von ihrem Einsatz?

Das Ziel ist die optimale Ressourcenplanung

Unter Enterprise Ressource Planning (ERP) versteht man laut der Definition von erp.expert ein System, das vor allen Dingen die Ressourcen-Organisation und -Planung in einem Betrieb verbessern soll. Damit einher geht eine bahnbrechende Neuerung: Informationen sowie Daten sind nicht mehr schwerpunktmäßig in bestimmten Unternehmensbereichen hinterlegt. Stattdessen schaffen Startups mit Hilfe dieser Tools eine zentrale Datenbank, die alle Geschäftsprozesse detailliert abbildet und konstant auswertet. Das grundlegende Ziel dahinter ist, Unternehmensprozesse sowie –strukturen dauerhaft und nachhaltig zu verbessern, um sie effizienter zu gestalten.

Typische ERP-Einsatzgebiete

Die Anwendungen kommen daher idealerweise in Unternehmensbereichen zum Einsatz, die als Schnittstellen fungieren und wo viele Daten sowie Informationen zusammenlaufen. Klassischerweise umfasst das folgende Abteilungen:

Human Ressource Management: Für Vorgänge wie Personalplanung, Gehalts- und Lohnabrechnung sowie die Verwaltung sensibler Mitarbeiterdaten muss man nicht mehr zwischen verschiedenen Anwendungen oder Excel-Tabellen hin und her springen. Gerade für Startups ist das eine solide Basis, falls der Mitarbeiterstamm irgendwann wächst.

✔ Logistik: Speziell Jungunternehmen mit schmalem Budget neigen bei der Materialbeschaffung zur Fehlkalkulation. Die genaue Kosten- sowie Materialberechnung übernimmt das Tool jedoch selbstständig. So entstehen keine Versorgungsengpässe und das Budget wird effizient ausgenutzt.

✔ Marketing: Viele Startups leben vom Online-Versandhandel oder der digitalen Abwicklung von Dienstleistungen (E-Commerce). Bei vielen Anwendungen lassen sich die dafür nötigen Marketingmaßnahmen problemlos einbinden und überwachen. Das garantiert bereits in der Anfangsphase eine optimale Auftragsabwicklung und die Kunden sind glücklich.

✔ Produktion: Laufen Arbeitsabläufe noch nicht völlig reibungslos? Kein Problem. Durch die konstante Überwachung aller Prozesse sind Schwachstellen schnell ausgemacht und können so zeitnah beseitigt werden.

Welche Erleichterungen bringt die Einführung mit sich?

ERP-Tools sind quasi universal einsetzbar. Und so groß ihr Anwendungsgebiet ist, so umfassend ist zugleich die Zahl der Nutzungsvorteile, die sie sowohl für alteingesessene als auch für junge Firmen mit sich bringen:

1. Transparenz: Da die Systeme eine zentrale Datenbank schaffen, können alle Unternehmensabteilungen auf ein und denselben Informationspool zugreifen. Lästige Absprachen oder Berechtigungsprobleme stehen der Datenbeschaffung nicht länger im Weg.

2. Bessere Zusammenarbeit: Ein positiver Nebeneffekt der gesteigerten Transparenz: Durch den zentralen Zugriff können Teams selbst von verschiedenen Standorten aus wichtige Daten einsehen, was den innerbetrieblichen Austausch und damit die letztendliche Projektabwicklung verbessert.

3. Optimale Projektsteuerung: Der uneingeschränkte Blick auf Ressourcen führt dazu, dass wichtige Projekte sowohl bedarfsorientierter geplant als auch abgewickelt werden können. Durch die Einbindung der Buchhaltungsabteilung lauern hier keine Kostenfallen mehr.

4. Aussagekräftige Berichte: War ein umfassendes Reporting in der Vergangenheit häufig erst zum Ende eines Geschäftsjahres möglich, sind Unternehmenszahlen durch ERP jederzeit auf dem aktuellen Stand. Neuste Berichte zu erstellen ist damit kein Problem. Zudem können so alle Abteilungen auf Anfragen jederzeit Auskunft geben, was nach außen hin Kompetenz ausstrahlt.

5. Zeit- und Kostenersparung: Der wohl gewichtigste Nutzen, den die Anwendungen bringen. Als zentrales Daten-und Überwachsungstool fallen überflüssige Arbeitsschritte weg. Workflows laufen so insgesamt effizienter und reibungsloser ab. Durch den optimalen Ressourceneinsatz entstehen keine unnötigen Lager- oder Anschaffungskosten. Zwei Faktoren, die Wettbewerbsvorteile gegenüber der Konkurrenz darstellen.

Warum lohnt sich der Einsatz von ERP-Systemen für Gründer?

Zusammengefasst fungieren Ressourcen-Anwendungen fast wie ein Spürhund, der auf der ständigen Suche nach Ansatzpunkten zur Verbesserung von Arbeitsabläufen in Unternehmen ist. Aus dieser Tatsache lassen sich mehrere Gründe ableiten, warum es sich der Einsatz gerade für Neugründungen lohnt:

  • Effiziente Kostenverwaltung: Es gibt wohl kaum ein Startup, dass bereits in der Anfangsphase in Geld schwimmt. Deshalb stellen finanzielle Ausgaben immer ein gewisses Risiko dar. Denn wenn Investitionen im Gegenzug keine Erlöse bringen, droht der Traum vom eigenen Business zu platzen. Da die Anwendungen jedoch immer exakt kostendeckend kalkulieren, müssen Gründer vor großen Ausgaben oder Aufträgen keine Angst haben.
  • Ordnung im Datenwald: Wichtige Adressen, Kundendaten oder Belege gehen in der Anfangseuphorie gerne mal verloren. Dabei spielen gerade in der Geschäftswelt kleine Details oftmals eine große Rolle. Die konsequente Abspeicherung von wichtigen Daten mittels dieser Tools kann sich also mit Blick auf die Zukunft rentieren – und das sowohl im Umgang mit wichtigen Geschäftspartnern sowie bei der ersten Steuerklärung für das Finanzamt.
  • Ausbildung von Strukturen: Die Geschäftsidee steht und erste Mitarbeiter sind eingestellt. Doch wie soll das Unternehmen in Zukunft strukturell aussehen? Diese Frage lässt sich mit ERP einfach beantworten. Da es dauerhaft Verbesserungsansätze liefert, können diese Hinweise dabei helfen, das Organisationsgerüst des Startups an wichtigen Stellen zu formen. Das System kann so eine strategische Entwicklungsrichtung vorgeben.
  • Vorteil gegenüber der Konkurrenz: Viele junge Mitkonkurrenten weigern sich immer noch häufig, mit solchen Tools zu arbeiten. Die Entwicklung serienreifer Strukturen, Workflows oder Ideen kann sich so aber unnötig in die Länge ziehen. Startups, die auf ERP vertrauen, nutzen diesen Vorsprung für ihre eigene Marktetablierung.

ERP: Eine ausgereifte Grundlage für das Unternehmenswachstum

Alles in allem kann sich die Implementierung eines ERP-Systems speziell für Gründer nachhaltig lohnen. Wer bereits in der Startphase solche Anwendungen einsetzt, schafft für das eigene Unternehmen eine solide Basis, aus der erfolgreiche Zukunftsstrukturen wachsen können. Zudem schrecken viele Startups vor dem Einsatz solcher Anwendungen zurück, weil sie um ihre unternehmerische Freiheit fürchten. Dabei generieren gerade solche Tools einschlägige Wettbewerbsvorteile, mit denen Gründer die Konkurrenz hinter sich lassen können.