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| 15:25 Uhr

Personalkosten
Lohnabrechnungen mit Excel war gestern

FOTO: unspalsh.com / rawpixel
Die Zeiten, in denen eine Gehaltsabrechnung auf Papier erledigt werden musste, sind längst vorbei. Doch auch die Lohnabrechnung am Computer hat sich in den letzten Jahren merklich vereinfacht. So ist es nicht mehr nötig, mit Excel komplexe Tabellen zu erstellen, um den Überblick über seine Personalkosten zu behalten.

Die clevere Lösung ist nämlich die Lohnabrechnung online. Die bietet zahlreiche Services für unterschiedliche Bedürfnisse. Sei es für kleine oder mittelständische Unternehmen, Steuerberater oder ganze Handelsnetze – die Lohnabrechnung über einen Online-Dienst vereinfacht die Handhabung und Organisation des Geldflusses an das Personal. Arbeitsverträge können zudem digital gespeichert werden, dazu auch weitere relevante Unterlagen wie Krankenscheine. Weil alle Ausgaben für das Personal an einem Online-Speicherplatz hinterlegt sind, lassen sich die Daten sehr viel leichter auswerten. Das hilft letztlich bei der Erstellung von Prognosen.

Eine Online Lösung wie von eurodata.de erleichtert auch den Umgang mit dem Steuerrecht. Ohne dass man es als Nutzer merkt, werden im Hintergrund eventuelle Neuerungen eingepflegt. Wenn sich etwa im Jahr 2017 verschiedene Berechnungsgrundlagen verändert haben, dann werden diese im Jahr 2018 angewandt – und das automatisch. Auch die Beitragssätze und Grenzwerte für die Sozialversicherung werden selbstverständlich berücksichtigt, ebenso wie die eventuelle Erhöhung des Mindestlohns.

Noch wirkungsvoller wird die Lösung, wenn sie mit der cloudbasierten Personaleinsatzplanung genutzt wird. Der Datenaustausch zwischen den Systemen verläuft sehr einfach, effizient und sicher.. So ist es beispielsweise möglich, die Arbeitszeiten der Angestellten transparent zu erfassen. Ganz modern wird der Computer zur Stempeluhr und registriert Pausen und Abwesenheiten. Die Mitarbeiter können sogar definieren, ob sie eine kurze Raucherpause machen oder auf ihre längere Mittagspause gehen. Zudem lässt sich das System dazu verwenden, die Einsätze des Personals zu planen. Vor allem bei Unternehmen, bei denen Arbeit in Schichten verrichtet wird, ist die Planung zuweilen recht aufwendig. In Kombination mit der digitalen Zeiterfassung ergibt sich so ein starkes Tool, das sämtliche Schritte der Personalplanung einfacher macht. Vorbei ist also die Zeit, in der die Personalplaner mit jeder Menge Post-Its überlegen müssen, welcher Angestellte welche Schicht übernimmt. Dazu kommt eine App, durch die die Angestellten über arbeitsrelevante Themen miteinander kommunizieren können. Sollte also einer nicht in der Lage sein, seine Schicht anzutreten, dann kann er über die App ganz einfach mit einem Kollegen tauschen.

Weil die Lohnabrechnung und sämtliche anderen Lösungen in der Cloud gespeichert sind, ist es problemlos möglich, auf die relevanten Daten von verschiedenen Geräten aus zuzugreifen. Das macht das Personalmanagement sogar mobil möglich. Bei vertrauensvollen Anbietern bestehen dabei keine Sicherheitsbedenken. Verschlüsselungen und andere Maßnahmen machen den Zugriff von außen unmöglich und halten garantiert den Datenschutz ein.