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| 17:49 Uhr

Ratgeber
Moderne Büroorganisation - worauf es ankommt

FOTO: pixabay.com
Im digitalen Zeitalter hat das "klassische" Büro immer noch seine Existenzberechtigung.

Selbst innovative Start-ups benötigen Räumlichkeiten, in denen "Administratives" erledigt wird - die "Kernfunktion" eines Büros. Dass dabei digitale Technik eine immer größere Rolle spielt und der Bildschirm-Arbeitsplatz kaum noch wegzudenken ist, steht dazu nicht im Widerspruch.

Auch für ein Büro gilt, dass die Arbeit möglichst effizient erledigt werden sollte. Die Büroorganisation hat dafür die nötigen Rahmenbedingungen zu schaffen. Moderne Büroorganisation besitzt viele Facetten. Es geht um optimale Abläufe, adäquate Planung und um zielführende Datenspeicherung und -ablage. Trotz des Trends zum "papierlosen" Büro - auf Akten kann vielfach immer noch nicht verzichtet werden. Das gilt zumindest, solange für die tägliche Arbeit schriftliche Dokumente benötigt werden.

Der Büroarbeitsplatz und die Aktenablage

Dass ein Büroarbeitsplatz funktional und "aufgeräumt" sein sollte sowie ergonomischen Anforderungen genügen muss, gehört zu den Mindestanforderungen. Darüber hinaus sollte er über genügend Licht und ausreichend Bewegungsspielraum verfügen. Wo nicht genügend natürliches Licht vorhanden ist, braucht es eine adäquate künstliche Beleuchtung. Auch bei wenig Raum ist es möglich, Büromöbel so anzuordnen, dass noch genügend "Beinfreiheit" verbleibt. Selbstverständlich sollten Büroarbeiter die Möglichkeit haben, ihren Arbeitsplatz "persönlich" zu gestalten. Etwas "Grün" kann nicht schaden. Schließlich trägt eine Wohlfühlatmosphäre zur Effizienz bei.

Ein wichtiges Thema ist Aktenorganisation. Man unterscheidet zwischen dynamischen und statischen Akten. Auf dynamische Akten muss jederzeit Zugriff genommen werden können, bei statischen Akten ist das nicht nötig. Sie müssen daher auch nicht unbedingt in Reichweite stehen. Mit einem professionellen Ordner-System wie easyOrdner gelingt die Ablage umso leichter. Für die Ablage gibt es unterschiedliche Methoden. Wofür sich auch entschieden wird, wichtig ist immer eine klare, einfache und transparente Struktur. Ordnungsprinzipien können Alphabet, Datum, Schlagworte oder Nummern sein. Das ist letztlich eine Frage der Zweckmäßigkeit.

Die Organisation der Büroarbeit

Büroarbeit erfordert Planung - das ist nicht anders als bei sonstigen Tätigkeiten. Hier haben sich To Do-Listen bewährt, bei denen die zu erledigenden Aufgaben nach ihrer Priorität geordnet sein sollten. Wichtig ist auch eine gute Zeitplanung. Büroarbeiter sollten immer wissen, wann welche Aufgaben mit welchem Zeitumfang anstehen. Dabei sollten Pufferzeiten nicht vergessen werden, denn es ist immer möglich, dass Unvorhergesehenes eintritt oder Aufgaben nicht so schnell erledigt werden können wie gedacht. Auch Störungen sollten mit eingeplant werden. Denn Unterbrechungen durch Telefonanrufe, Anfragen oder Anliegen gehören zum Büroalltag.

Sinnvoll ist es, jeden Tag für die Postbearbeitung eine feste Zeit einzuplanen. Dies ist nämlich ein Regel-Aufgabe, aus der sich oft Folgearbeiten ergeben. Eine "Daueraufgabe" ist auch die Terminplanung. Regelmäßige Termine sollten immer sofort eingetragen werden. Wenn es darum geht, Termine zu vereinbaren, sollten möglichst Alternativ-Termine vorgeschlagen werden. Dadurch gelingt es oft besser, einen passenden Termin zu finden. Für die Planung von Meetings, Konferenzen und Sitzungen haben sich Checklisten bewährt. Sie erleichtern die Arbeit und sorgen dafür, dass nichts vergessen wird.

Stress und Hektik müssen nicht sein

Mit den richtigen "Werkzeugen" und "Herangehensweisen" ist es grundsätzlich kein Problem, eine moderne Büroorganisation zu realisieren. Büroarbeit muss nicht in Stress und Hektik ausarten. Ein gutes Büromanagement macht es möglich, "Ruhe zu bewahren" und trotzdem hocheffizient zu sein.