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15 Jahre Kreisarchiv Elbe-Elster
Geburtsurkunden bleiben 110 Jahre im Standesamt

Jane Becker und ihre Kolleginnen wissen genau, wo welche Unterlagen zu finden sind.
Jane Becker und ihre Kolleginnen wissen genau, wo welche Unterlagen zu finden sind. FOTO: Rudow / LR
Herzberg. Erst dann müss(t)en sie ins Kreisarchiv. Von Birgit Rudow

Alle Schriftstücke, die in der Kreisverwaltung anfallen, finden nach fünf Jahren Aufbewahrung in den verschiedenen Ämtern den Weg ins Kreisarchiv. Dort verbleiben sie, bis ihre Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind. Die fallen sehr unterschiedlich aus und betragen bis zu 30 Jahre bei Verträgen zum Beispiel. Bauakten verbleiben für immer im Archiv. Die Verbleibdauer legen die Ämter im übrigen selbst fest. Sie orientieren sich dabei an Empfehlungen. Die Archivmitarbeiterinnen sind jetzt zu Jahresbeginn dabei, Akten mit der Aufbewahrungsfrist bis 2017 zu kassieren. Die Unterlagen kommen in verschließbare Metallcontainer und werden von einer Berliner Spezialfirma abgeholt und entsorgt. Im Kreisarchiv lagern Verwaltungsunterlagen ab dem Jahr 1952. Ältere Akten liegen in den Landesarchiven in Merseburg (für Herzberg und Bad Liebenwerda) und  Potsdam (für Finsterwalde).

Aufbewahrt werden auch Schulakten von allen Schulen, die sich in kreislicher Trägerschaft befinden. Zum Archivgut gehören Schülerakten, Klassenbücher oder Protokolle.

Einen großen Umfang des Bestandes machen Personenstands­unterlagen aus. Wo Standesämter oder Kommunen keine eigenen Archive haben, müssen diese Unterlagen im Kreisarchiv gelagert werden. Fünf Standesämter – das Amt Kleine Elster, Sonnewalde, Elsterwerda, Mühlberg und das Amt Elsterland – verfahren so. Finsterwalde, Falkenberg oder Bad Liebenwerda zum Beispiel haben eigene Archive.

Bevor Personenstandsunterlagen ins Archiv kommen, vergeht aber eine lange Zeit. Geburtsurkunden verbleiben 110 Jahre in den Standesämtern, Heiratsurkunden 90 Jahre. Danach erst werden sie archiviert. Nicht alle Kommunen halten sich daran. Herzberg, Plessa, Schönewalde oder Schlieben zum Beispiel. „Seit 2009 gibt es ein neues Gesetz. Die Kommunen unterliegen den archivrechtlichen Gesetzlichkeiten. Aber einige haben wohl Angst, dass wir ihnen etwas wegnehmen möchten. Das stimmt aber nicht, denn das Recht am Eigentum bleibt erhalten. Wir verwalten die Unterlagen nur“, erläutert Kerstin Großpietsch. Es können auch Depositalverträge abgeschlossen werden, die festlegen, dass die Unterlagen zurückgehen, wenn die Kommunen eigene Archive installiert haben.

Von den Kommunen, die ihre Akten dem Kreisarchiv übergeben haben, lagern hier Geburtsurkunden ab 1906, Heiratsurkunden ab 1936 und Sterbeurkunden ab 1986. Darauf greifen vor allem private Ahnenforscher, Familienforscher oder Erbschaftsgerichte zurück. Sie dienen zum Beispiel der Erbenermittlung oder zur Recherche zu Eigentumsrechten.