Der Badezimmer-Charme im Treppenhaus kommt nicht von ungefähr. Früher hat in dem Gebäude an der Forster Promenade die Feuerwehr ihre Gerätschaften getrocknet und haben sich die Kameraden nach dem Einsatz gewaschen. Das ist lange her. Schon seit Jahren ist das Hinterhofgebäude das Reich des Papiers. Und weil vor mehr als 20 Jahren die vier Kreise Forst, Spremberg, Guben und Cottbus-Land zusammengefasst wurden zum Spree-Neiße-Kreis, reichte der Lagerplatz nicht mehr. In einem ehemaligen Internatsgebäude am Oberstufenzentrum werden auf drei Etagen weitere Papiere aufbewahrt. Nur entlang der Wand, in einfachen Holzregalen. Mehr hält die Decke des Plattenbaus nicht aus.

So lange, wie es den Landkreis Spree-Neiße gibt, so lange wird nach einer Lösung fürs Archiv gesucht. Der Ausbau einer Turnhalle war im Gespräch. Dann wollte die Stadt Forst ein Fabrikgebäude gleich neben dem Landratsamt zum Museums-, Archiv- und Bibliotheksstandort ausbauen; das Kreisarchiv sollte mit einziehen. Das Projekt platzte. Ein ehemaliger Supermarkt war im Gespräch, dann witterten weitere Anbieter ein Geschäft. Aber aus keinem Angebot wurde was, erinnert sich Andreas Schober, der den zuständigen Fachbereich im Landratsamt leitet. Bis er auf Thomas Engwicht, Chef des traditionsreichen gleichnamigen Forster Gärtnerbetriebs, hingewiesen wurde, der das Dach einer alten Fabrikhalle an der Elsässer Straße für Solaranlagen nutzte. Mittlerweile schimmert die Fassade Silberfarben statt Backsteinrot, ist innen komplett neu gestaltet und wartet auf ihre neue Nutzung.

Stadt könnte Archivraum nutzen

Rollschrank an Rollschrank reiht sich in der Hälfte langen Halle. Platz für eine Aktenschlange von zehn Kilometer Länge. Und nebenan, in einer etwas kleineren Halle, könnte auch gleich das Stadtarchiv einziehen. Platz wäre da, die anderen Räume und die Netzinfrastruktur sind dafür ausgelegt. Derzeit laufen die Prüfungen, so der Forster Stadtverwaltungsvorstand Sven Zuber. Im Gespräch seien neben dem privaten Archivgebäude an der Elsässer Straße und dem jetzigen Kreisarchiv an der Promenade weitere Standorte. Bis zum Sommer, so Zuber, soll eine Entscheidung fallen.

Denn Kreis wie Stadt haben bisher das gleiche Problem: Optimal sind bis bisherigen Lagerbedingungen nicht. Auch wenn es keine direkten Vorschriften gibt, wie Andreas Schober betont. Aber es gibt Empfehlungen. Und die besagen, dass Archivgut lichtgeschützt bei möglichst gleichbleibenden Bedingungen gelagert werden sollte. Das war in den alten Räumen nicht immer gegeben. Das neue Magazin hingegen ist bereits als Aufbewahrungsort konzipiert worden: Komplett fensterlos ist der Bereich, der konstante klimatische Bedingungen bietet. Rollschrank reiht sich an Rollsschrank; die Lagerung in offenen Regalen gehört komplett der Vergangenheit an.

Dazu kommen neue Vorteile: Barrierefrei kann das Material angeliefert werden und passiert Schleusen. Es gibt Räume zur Reinigung von Archivgut und Möglichkeiten der Bearbeitung, die bislang nicht vorhanden waren. So sollen die alten Personenstandsregister der Kommunen mit einem neuen Buchscanner digitalisiert werden. Es sind Zweitunterlagen, die zur Sicherheit aufbewahrt werden, falls im jeweiligen Standesamt ein Feuer ausbrechen sollte. Dazu kommen teilweise über 100 Jahre alte Hefte mit Sterbe-, Heirats- und Geburtsregister. Ein Schatz für Heimatforscher und Ortschronisten.

Aufzeichnungen aus vielen Orten

Das gilt auch für die 315 laufenden Meter Akten, die dem Kreis aus kleineren Orten übergeben wurden, die über kein eigenes Archiv verfügen. Allein aus den Altkreisen kamen mehr als ein Kilometer Akten. Dazu kommen Bauunterlagen, Aufzeichnungen aus ehemaligen Unternehmen, Patientenakten aus betrieblichen Gesundheitseinrichtungen, Pläne, Karten, Fotos - alles, was eben archivierungswürdig erscheint. "Es muss regionale Bedeutung haben", erklärt Archivleiterin Sylvia Barthel. Doch das Kreisarchiv ist in erster Linie ein Verwaltungsarchiv, ein Zwischenlager für Dokumente aus dem Landratsamt, die eine gewisse Zeit aufbewahrt werden müssen, bevor entschieden wird, ob sie für die Nachwelt interessant sind oder ob sie kassiert, also vernichtet werden.

Viel Papier im digitalen Zeitalter

Unnötige Platz- und Geldverschwendung für eine Menge Papier im digitalen Zeitalter? Schließlich zahlt der Kreis in den kommenden zehn Jahren eine Miete von insgesamt einer Million Euro. Das ist genau der Betrag, der durch den Kreistag genehmigt wurde und auch bei den anderen Projekten zur Verfügung gestanden hätte. Anschließend verlängert sich der Mietvertrag um jeweils zwei Jahre und es wird ein ortsüblicher Mietpreis fällig. Ein Sicherheitsausstieg. Schließlich weiß man nicht, welcher Weg nach der Kreisgebietsreform eingeschlagen wird, sagt Schober, der aber nicht davon ausgeht, dass die neuen Kreise als erstes neue Archive bauen.

Vielleicht ist dann die Technik weiter. Obwohl: In den 90er-Jahren, als der Traum vom papierlosen Büro durch die Büros von Verwaltungen und Unternehmen wallte, die elektronischen Speicherkapazitäten rasant größer und günstiger wurden, da hatte auch Schober diese Hoffnung. Mittlerweile hat der Fachbereichsleiter das Gefühl, dass immer mehr Papier anfällt. Mails werden ausgedruckt; wo vorher zwei Blätter für eine Abrechnung ausreichten, wird nach Einführung der doppischen Buchführung in der Verwaltung ein Bündel draus. Dazu kommt die rasant wechselnde Technik, mit immer neuen und weiterentwickelten Programmen und Speichermedien. Die Daten müssten immer wieder auf jeweils modernen Standard übertragen werden und gleichzeitig vor unbefugten Zugriff gesichert werden.

Ohne Papier geht es kaum

Papierlos kann in Verwaltungen ohnehin bislang nicht gearbeitet werden. Digitale Signaturen gibt es in einigen wenigen Bereichen. Erste Erfahrungen habe man in den Bauverwaltungen gemacht, das E-Governmentgesetz biete Ansätze, so Schober. Aber eine Insellösung hilft nicht weiter, wenn Schnittstellen fehlen und beispielsweise Gerichte noch auf die Papierform bestehen. Und die Gefahr besteht, dass Dateien verschwinden, aus welchem Grund auch immer. "Da muss man schon sehr viel Vertrauen in die Technik haben", sagt Schober.

Es bliebt also beim Papier. Ab kommender Woche werden Kisten gepackt. Und zwar nach einem Schema, das die fünf Mitarbeiter des Kreisarchivs vorgeben. Schließlich muss alles an seinem vorbestimmten Platz ankommen. Anfang April soll das Archiv wieder öffnen.