In der Anlage N der Steuererklärung können Arbeitnehmer, Rentner und Pensionäre als Steuerzahler bei der Einkommensteuererklärung Werbungskosten geltend machen. Nicht jedem ist klar, was darunter zu verstehen ist. Daher gibt es hier eine Übersicht gängiger Begriffe und Ausgaben, die das Finanzamt als Werbungskosten anerkennt.

Besonders lukrativ kann es sein, beim täglich oder zeitweise zurückgelegten Arbeitsweg genauer nachzurechnen. „Grundsätzlich kann jeder die Entfernungspauschale absetzen“, sagt Uwe Rauhöft, Geschäftsführer des Bundesverbands Lohnsteuerhilfevereine. Das gelte auch für Fahrgemeinschaften, wenn dem Einzelnen unter Umständen gar keine Kosten entstanden seien.

Bei wechselnden Arbeitsstellen oder beim befristeten Einsatz an einem anderen Ort sind laut Rauhöft die tatsächlichen Kosten anzugeben. Für PKW-Nutzung können dann pauschal 0,30 Euro für jeden gefahrenen Kilometer, also für Hin- und Rückweg, abgesetzt werden. „Das gilt auch, wenn jemand beim selben Arbeitgeber zwei oder mehr feste Arbeitsstellen hat, beispielsweise weil ein Lehrer an zwei Schulen unterrichten muss“, sagt Rauhöft.

Werbungskosten sind laut Bundesfinanzministerium* alle Aufwendungen, die entstehen, wenn steuerpflichtige Einnahmen erzielt, gesichert und erhalten werden.

Einkommensteuer: ABC der gängigen Werbungskosten

Arbeitsmittel: Ausgaben für Werkzeuge, Fachbücher und Fachzeitschriften können als Anschaffungskosten und auch bei Reparaturen als Werbungskosten abgesetzt werden. Aufwendungen für Arbeitsmittel, die nicht mehr als 800 Euro (ohne Umsatzsteuer) kosten, können im Jahr der Anschaffung voll abgesetzt werden. Sind die Anschaffungskosten höher als 800 Euro, müssen sie auf die Jahre der „betriebsgewöhnlichen“ Nutzungsdauer verteilt werden.

Als Hilfsmittel dienen hierbei die amtlichen AfA-Tabellen. So werden zum Beispiel Computer, Notebooks, Drucker, Scanner, Bildschirme gegebenenfalls über drei Jahre abgeschrieben (monatsweise berechnet, jedes Jahr zu einem Drittel des Nettokaufpreises).

Arbeitstage: Die Entfernungspauschale kann für jeden Tag nur einmal als Werbungskosten angesetzt werden. Die Vereinigte Lohnsteuerhilfe (VLH) erklärt, wie man die Arbeitstage pro Steuerjahr berechnet: Von den 365 Tagen des Jahres werden die Wochenenden abgezogen. Von den verbleibenden Tagen müssen Feiertage, Urlaubs- und eventuell Krankenfehltage sowie externe Fortbildungen abgezogen werden. Hier geht es zum Arbeitstage-Rechner von nettolohn.de.

Arbeitszimmer (Homeoffice): Voraussetzung für die Anerkennung eines häuslichen Arbeitszimmers als Werbungskosten ist, dass der Arbeitnehmer einen abgeschlossenen Raum als Arbeitszimmer zu Hause zur Verfügung hat. Das Aufstellen eines Laptops am Esstisch reicht für den Werbungskostenabzug nicht aus. Eine Möglichkeit wäre aber zum Beispiel, im Gästezimmer das Bett abzubauen und einen Schreibtisch aufzustellen, so dass die grundsätzlichen Voraussetzungen für ein Arbeitszimmer erfüllt sind.

Als Werbungskosten können maximal 1250 Euro geltend gemacht werden. Der Höchstbetrag von 1250 Euro ist auch bei nicht ganzjähriger Nutzung des häuslichen Arbeitszimmers in voller Höhe zum Abzug zuzulassen.

Auswärtstätigkeit: Als Fahrtkosten können bei einer Auswärtstätigkeit die tatsächlichen Aufwendungen als Werbungskosten angesetzt oder steuerfrei durch den Arbeitgeber erstattet werden. Für Fahrten mit einem eigenen Fahrzeug kann eine Pauschale für jeden gefahrenen Kilometer angesetzt werden, der sich nach dem Bundesreisekostengesetz richtet (derzeit für Pkw 0,30 Euro, für ein anderes mit einem Motor betriebenes Fahrzeug 0,20 Euro).

Behinderte Menschen: Wenn der Grad der Behinderung mindestens 70 beträgt oder behinderte Menschen ihrer Bewegungsfähigkeit im Straßenverkehr erheblich beeinträchtigt sind, können anstelle der Entfernungspauschale die tatsächlichen Aufwendungen als Werbungskosten geltend gemacht werden. Ohne Nachweis werden bei Pkw-Benutzung 0,30 Euro je gefahrenen Kilometer (Hin- und Rückweg) anerkannt.

Berufsausbildung: Wenn die erstmalige Berufsausbildung oder das Erststudium Gegenstand eines Dienstverhältnisses (Ausbildungsdienstverhältnis) sind, können für die in diesem Zusammenhang entstehenden Kosten Werbungskosten steuerlich geltend gemacht werden.

Wann Berufskleidung als Werbungskosten gilt

Berufskleidung: Anschaffungs- und Reinigungskosten der typischen Berufskleidung sind Werbungskosten. Typische Berufskleidung ist auf die jeweils ausgeübte Berufstätigkeit zugeschnittene Arbeitsschutzkleidung (zum Beispiel Labor- oder Ärztekittel, Arbeitsanzüge von Monteuren, Sicherheitsschuhe und Helme der Bauhandwerker) oder Kleidungsstücke, die objektiv eine berufliche Funktion erfüllen (zum Beispiel Uniformen bei Polizei und Post).

Die übliche Straßenbekleidung, normale Schuhe und Unterwäsche gehören nicht dazu.

Berufsverbände: Die Mitgliedsbeiträge zu Gewerkschaften und Berufsverbänden sind Werbungskosten.

Bewerbungen: Die Kosten für die Suche nach einer Arbeitsstelle sind Werbungskosten und damit abziehbar. Übliche Kosten sind die Aufwendungen für Inserate, Telefongespräche, Porto und Fotokopien von Zeugnissen sowie Reisekosten anlässlich einer Vorstellung. Für den Abzug ist es unerheblich, ob die Bewerbung erfolgreich war.

Doppelte Haushaltsführung: Arbeitet der Arbeitnehmer an einem Ort, an dem nicht der Familienhausstand ist, und muss daher aus beruflichem Anlass eine Zweitwohnung nehmen, können die Aufwendungen dafür steuerlich geltend gemacht werden. Beispielsweise sind dies Miete, Betriebskosten, Gartennutzung, Zweitwohnsteuer, Rundfunkbeiträge und die Abschreibung für Einrichtungsgegenstände.

Der vom Finanzamt anerkannte monatliche Höchstbetrag liegt bei 1000 Euro. Mehraufwendungen für Verpflegung bei doppelter Haushaltsführung können in Höhe der geltenden Pauschbeträge und für maximal drei Monate angesetzt werden.

Die Fahrtkosten für die erste Hinfahrt und die letzte Rückfahrt können in tatsächlicher Höhe angesetzt werden – oder pauschal mit 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer mit dem Pkw.

Werbungskosten: Wie die Entfernungspauschale funktioniert

Entfernungspauschale: Damit sind die Aufwendungen für die Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gemeint. Diese Kosten können pauschal je Kilometer Entfernung als Werbungskosten steuerlich geltend gemacht werden.

Vom Verkehrsmittel unabhängigen beträgt die Entfernungspauschale im Steuerjahr 2019 0,30 Euro für jeden vollen Kilometer des kürzesten Wegs zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Es könne auch eine andere als die kürzeste Strecke zugrunde gelegt werden, wenn sie offensichtlich verkehrsgünstiger ist und der Erwerbstätige diese Strecke regelmäßig nutzt, heißt es beim Bundesministerium der Finanzen.

Haben Steuerzahler mehrere Wohnungen, so wird die Strecke zwischen der Arbeitsstätte und der weiter entfernt liegenden Wohnung berücksichtigt, wenn sich dort der Lebensmittelpunkt befindet. Für Wege, für die kein eigener oder zur Nutzung überlassener Pkw benutzt wird, ist die Entfernungspauschale auf insgesamt 4500 Euro begrenzt.

Fachliteratur: Aufwendungen, die sich direkt auf die berufliche Fortbildung beziehen, wie Prüfungsgebühren, Fachliteratur oder Schreibmaterial, können als Werbungskosten angegeben werden.

Familienheimfahrt: Das Finanzamt erkennt wöchentlich eine sogenannte Familienheimfahrt bei doppelter Haushaltsführung an. Hierbei gilt die Entfernungspauschale (0,30 Euro), die für jeden vollen Kilometer der Entfernung zwischen dem Ort des eigenen Hausstands und dem Ort der ersten Tätigkeitsstätte als Werbungskosten angesetzt werden kann.

Für Flugstrecken und bei entgeltlicher Sammelbeförderung durch den Arbeitgeber sind die tatsächlichen Aufwendungen des Arbeitnehmers anzusetzen. Die Begrenzung der Entfernungspauschale auf den Höchstbetrag von 4500 Euro gilt für Familienheimfahrten nicht.

Fortbildung: Unabhängig vom Bestehen eines Dienstverhältnisses sind die Aufwendungen für die Fortbildung in einem bereits erlernten Beruf und für die einen Berufswechsel vorbereitenden Umschulungen als Werbungskosten abziehbar. Das gilt auch für Aufwendungen für ein weiteres Studium, wenn es in einem „hinreichend konkreten, objektiv feststellbaren Zusammenhang“ (Bundesfinanzministerium) mit späteren steuerpflichtigen Einnahmen aus der angestrebten beruflichen Tätigkeit steht.

Kontoführungsgebühren: Kontoführungsgebühren sind Werbungskosten, soweit sie aufgrund von Gutschriften für den Arbeitslohn und beruflich veranlasster Überweisungen entstehen. Ohne Einzelnachweis erkennt das Finanzamt pauschal 16 Euro jährlich an.

Öffentliche Verkehrsmittel: Aufwendungen für die Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel sind abziehbar, soweit sie den als Entfernungspauschale abziehbaren Betrag übersteigen.

Pauschbeträge: Was das Finanzamt ohne Nachweis gutschreibt

Pauschbeträge: Werbungskosten werden als Pauschbeträge abgezogen, wenn der Steuerpflichtige keine höheren Aufwendungen nachweist. Bei Einnahmen aus nichtselbständiger Arbeit gilt ein Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1000 Euro. Handelt es sich um Versorgungsbezüge von Rentnern und Pensionären, wird ein Werbungskosten-Pauschbetrag von 102 Euro berücksichtigt.

Private Lebensführung: Kosten der privaten Lebensführung sind ohne ausdrückliche gesetzliche Regelung steuerlich nicht abziehbar. Aufwendungen für Ernährung, Kleidung und Wohnung, aber auch für Repräsentation können deshalb nicht als Werbungskosten berücksichtigt werden.

Reisen (Dienstreisen): Die beruflich bedingten Aufwendungen für eine sogenannte Auswärtstätigkeit dürfen als Werbungskosten abgezogen werden. Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Steuerzahler außerhalb der eigenen Wohnung und nicht an ihrer ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig werden. Zu den Kosten, die das Finanzamt anerkennt, zählen Fahrt- und Übernachtungskosten, die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen bei ein- oder mehrtägigen Reisen sowie Reisenebenkosten wie Aufwendungen für die Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck, für Telefon, Porto und Parkplatz.

Sämtliche Kosten können nur als Werbungskosten des Arbeitnehmers anerkannt werden, als sie nicht vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet wurden.

Übernachtungskosten: Ausgaben für Hotels können bei In- und Auslandsreisen vom Arbeitnehmer in nachgewiesener Höhe als Werbungskosten abgezogen werden. Der Arbeitgeber kann entweder die nachgewiesenen tatsächlichen Aufwendungen steuerfrei ersetzen oder für jede Übernachtung je nach Ort der Übernachtung eine Pauschale steuerfrei erstatten.

Beruflich bedingter Umzug: Was das Finanzamt anerkennt

Umzugskosten: Wenn die Wohnung aus beruflichen Gründen gewechselt wird, kann das ein Fall für Werbungskosten sein. Beispiele: Die Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsplatz verkürzt erheblich (Fahrtdauer um mindestens eine Stunde). Oder der Arbeitnehmer muss auf Weisung seines Arbeitgebers eine Dienstwohnung beziehen oder räumen. Die Kosten dafür werden bis zur Höhe des Betrags als Werbungskosten anerkannt, der nach dem Bundesumzugskostenrecht als Umzugskostenvergütung höchstens gezahlt wird.

Laut der Vereinigten Lohnsteuerhilfe (VLH) sind das ab 1. April 2019 1622 Euro pauschal für Verheiratete und Lebenspartner, 811 Euro für Singles und 357 Euro je Kind und sonstigem Angehörigen. Absetzbar sind laut Lohnsteuerhilfe auch die tatsächlichen Kosten.

Unfallkosten: Mit der Entfernungspauschale werden sämtliche Fahrzeugkosten abgegolten, also zum Beispiel auch Garagenmiete, Parkgebühren, Finanzierungs- und Reparaturkosten. Nur Unfallkosten sind als außergewöhnliche Kosten neben der Entfernungspauschale abziehbar.

Verpflegungskosten: Entstehen bei einer Fortbildung oder Umschulung Fahrt- und Verpflegungskosten, können diese als Werbungskosten geltend gemacht werden. Zahlt der Arbeitgeber einen Teil dieser Ausgaben, muss der Steuerzahler das von seinen Werbungskosten abziehen.

Versicherungen: Berufsbezogene Versicherungen, die für die Ausübung der beruflichen Tätigkeit abgeschlossen worden sind, können in der Anlage N als Werbungskosten eingetragen werden. Darauf macht die Lohnsteuerhilfe Bayern (Lohi) aufmerksam. Hierzu zählen laut Lohi Berufshaftpflicht, Berufsunfallversicherung und der Rechtsschutz für Arbeitsrecht. Sind solche Versicherungen Teil eines Versicherungspakets, müssten Steuerzahler die als Werbungskosten absetzbaren Kostenanteile herausrechnen.

Zusätzliche Verpflegung: Für sogenannte Verpflegungsmehraufwendungen können nur die gesetzlichen Pauschbeträge angesetzt werden. Die Höhe der Pauschbeträge richtet sich nach dem Ort der Auswärtstätigkeit (Inland oder Ausland) und der Dauer der Abwesenheit von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte.

Inland: Bei einer Abwesenheit von 24 Stunden werden 24 Euro pauschal angesetzt. Bei einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden sind es zwölf Euro. Bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten mit Übernachtung für den An- und Abreisetag jeweils zwölf Euro, für volle Zwischentage (24 Stunden Abwesenheit) 24 Euro. Die Auswärtstätigkeit am selben Ort darf maximal für drei Monate als Werbungskosten angegeben werden.

*Quelle der Infos, falls nicht anders angegeben: Bundesministerium der Finanzen, Einkommen- und Lohnsteuer, Ausgabe 2019, Stand. 30. Juni 2019 (PDF)

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