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13. Januar 2011, 12:17 Uhr

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Von der Bewerbung bis zur Kündigung

Die Personalakte – jeder hat eine, aber viele wissen nicht, was drinsteht / Arbeitnehmer dürfen jederzeit Einblick nehmen

Berlin. Für Arbeitnehmer ist die Personalakte oft ein Buch mit sieben Siegeln: Jeder hat eine, aber viele wissen nicht, was drinsteht. Und noch weniger wissen, was reingehört. Dabei kann das durchaus wichtig sein. Denn manches fliegt besser schnell wieder raus.

 Die Personalakte ist kein Sammelalbum. „Dort darf nur rein, was für das Arbeitsverhältnis von Bedeutung ist“, erklärt der Arbeitsrechtler  Paul-Werner Beckmann aus Herford. Was alles dazu zählt, darüber können die Ansichten auseinandergehen. Es ist aber nicht Zweck der Personalakte, möglichst viele Informationen über jeden Mitarbeiter zu sammeln.

„Was auf jeden Fall rein muss, ist nicht gesetzlich vorgeschrieben“, sagt Christian Götz von der Gewerkschaft Verdi in Berlin. „Aber der Arbeitsvertrag gehört dazu, er ist schließlich die Grundlage des Arbeitsverhältnisses.“ Auch ein Lebenslauf, Zertifikate von Weiterbildungen sollten in der Personalakte Platz finden – sie können bei Beförderungen wichtig sein.

Zeugnisse, Lebenslauf und Bewerbungsunterlagen, aber auch Abmahnungen werden in der Personalakte aufgehoben. Bestimmte Informationen sind dagegen tabu: „Der Arbeitgeber darf zum Beispiel keine Listen mit Krankentagen und Krankheitsgründen führen und in der Personalakte aufheben“, sagt Martina Perreng, Arbeitsrechtsexpertin beim Deutschen Gewerkschaftsbund (DGB) in Berlin.

Nicht in die Personalakte gehören Notizen des Vorgesetzten über das Arbeitsverhalten des Mitarbeiters. Wenn ein Arbeitnehmer Betriebsratsmitglied ist, darf das dokumentiert werden.

Was in der Akte dokumentiert wird, darf der Arbeitnehmer überprüfen. „Jeder hat ein Anrecht darauf, in seine Personalakte zu gucken“, sagt Martina Perreng. „Grundsätzlich so oft er will, jedenfalls in üblichem Maß.“

Abmahnungen wegen Zuspätkommens und wegen Missachtung einer Anordnung des Chefs bleiben üblicherweise nur einen überschaubaren Zeitraum in der Akte. „Rund zwei Jahre“, sagt Perreng. „Gesetzlich geregelt ist das aber nicht.“

Wo die Akte aufgehoben wird, ist ebenfalls nicht vorgeschrieben. „Es muss aber sichergestellt sein, dass sie in einem abgeschlossenen Schrank und nicht frei zugänglich für jeden ist“, sagt Perreng. dpa/cm

So nicht: Die Personalakten müssen verschlossen aufbewahrt werden und dürfen nicht offen im Regal stehen, wo sie jeder einsehen kann.